Come presentare un preventivo: i nostri consigli

Come presentare un preventivo: i nostri consigli

È l’elemento che decide un’accordo, ma come e quando può risultare vincente?

 

Mai e poi mai sottovalutare un preventivo; questa una delle regole d’oro in tutti i settori di mercato, che ovviamente vale anche per quello edilizio. Tutti sanno cos’è a grandi linee, pochi ne comprendono l’importanza non solo nel contenuto ma anche nella forma e nell’attenzione ai dettagli: basta un solo elemento redatto nel modo sbagliato e una transazione può avere esito negativo.

Spesso si è portati a pensare che una volta arrivato a chiedere il preventivo, un cliente abbia già – in qualche modo – fatto la propria scelta; a quel punto si può buttare giù il contratto in maniera superficiale e poi correggerlo in corso d’opera: niente di più sbagliato. Il preventivo non è solo un pezzo di carta inchiostrata, ma un vero e proprio biglietto da visita, un generatore di clienti futuri, al pari di una buona campagna comunicativa o di un marketing adeguato.

Un altro degli errori che possono essere commessi dalle imprese è quello di considerare il preventivo solo questione di prezzo: più basso è e più il cliente sarà invogliato e soddisfatto dell’offerta. In realtà molti studi hanno dimostrato che, sebbene il prezzo salti subito all’occhio del cliente, è l’offerta generale ad avere la meglio. Una ditta che appaia seria e sappia curare ogni aspetto della transazione avrà molte più possibilità di concludere un affare ed intraprendere un nuovo rapporto di lavoro. Convincere qualcuno a scegliere i tuoi servizi vuol dire emergere nei confronti della concorrenza: per questo l’offerta deve essere riconoscibile e unica rispetto a tutte le altre, in modo che il cliente ne riconosca l’effettiva convenienza in tutti i sensi.

Alla base di tutto bisogna sempre mettersi nei panni di chi riceve la proposta che, nella stragrande maggioranza dei casi, avrà bisogno un riscontro tempestivo, chiaro e professionale e soprattutto cucito su misura per lui.

Un preventivo, in sostanza, è il calcolo dei costi connessi ad un lavoro e la sua previsione con un elenco di voci che ne giustifichino l’entità; con questo l’impresa si impegna ad eseguire il lavoro in un certo modo, con determinate tempistiche e modalità, ad un determinato prezzo. Molti elementi che insieme devono creare il mix perfetto per un sì, il terreno solido per una firma o una stretta di mano. Il primo elemento che vi vogliamo proporre per realizzare il preventivo giusto e corretto riguarda la chiarezza che un’impresa deve avere per evitare incomprensioni o mancanza di comunicazione.

 

Fornire tutti i dati

Indirizzo, recapiti telefonici diretti, riferimenti personali, nomi e cognomi di chi si occupa in prima persona di un lavoro, qualifiche, ragioni sociali, partita IVA. Tutto ciò deve essere chiaro e ben visibile nel contratto in modo che il cliente saprà sempre e con precisione a chi rivolgersi. Quest’ultimo ha sempre bisogno di un recapito diretto, un riferimento preciso con cui rapportarsi; avere a disposizione una figura di riferimento evita attese e ostacoli che possono essere facilmente abbattuti.

 

Risposte veloci

È sempre auspicabile fornire un preventivo in tempi rapidi a chi ne faccia richiesta, non senza aver svolto tutti i passaggi per presentarlo nella maniera più completa possibile. Questo per varie ragioni: in primo luogo soprattutto perché il cliente non si stuferà nell’attesa per poi passare a consultare qualcun altro. Inoltre è sintomo di efficienza e interesse verso il lavoro da eseguire. In ogni caso è fondamentale riportare la data in cui la proposta è stata presentata in bella vista, magari anche facendola diventare il “nome” del preventivo stesso.

 

Scadenze

Ad una data di inizio corrisponde sempre una data di fine, a maggior ragione in un preventivo. Non è saggio dare troppo tempo al cliente di pensare all’offerta che gli state facendo per un motivo in particolare: il mercato si muove sempre e i prezzi dei prodotti o delle materie prime possono cambiare da un giorno all’altro in maniera imprevedibile. Le tempistiche giuste permettono di evitare quanto detto e di non mettere il cliente nella condizione di prendere una decisione troppo affrettata. Serve serietà da entrambe le parti per raggiungere un compromesso adeguato e se la tua ditta è stata celere nel proporre – dimostrando serietà – allo stesso modo il cliente dovrebbe accettare o rifiutare nei tempi giusti.

 

Contenuto chiaro

Tenere sempre presente chi si ha di fronte per costruire un contratto ad hoc è una regola d’oro da seguire. Non tutti i clienti sono uguali: ci sono quelli esperti in materia che vanno trattati come tali e per i quali l’uso di tecnicismi o parole specifiche è importante; ci sono poi i clienti che hanno bisogno di un contenuto più chiaro che tecnico, che sia ben comprensibile in tutte le sue parti sia nel contenuto che nella forma. Distanziare i paragrafi, creare elenchi puntati, evidenziare le parole e sottolineare quelle più importanti ci sembrano buoni consigli per far sì che il cliente si ritrovi in ciò che sta leggendo. Soprattutto però il testo deve essere corretto dal punto di vista sintattico e grammaticale: è sinonimo di cura in ogni dettaglio.

 

Calcolare i tempi di consegna

Farsi cogliere impreparati dagli eventi può risultare fatale per non riuscire a consegnare un lavoro nei tempi pattuiti. Per questo motivo è buon costume scegliere una data che tenga conto di imprevisti ed attese. È importante mettere in chiaro due punti:

1) i lavori cominceranno a partire dall’accettazione del preventivo e non prima

2) se l’inizio degli interventi è subordinato al reperimento di materiale da terze parti, inserire nel contratto questo dettaglio in modo da svincolarsi da responsabilità in caso di slittamenti delle tempistiche concordate.

 

Prezzo & co.

Elemento di spicco del contratto, anch’esso deve essere presentato nella maniera migliore possibile perché venga accettato. Se il preventivo presenta più voci di spesa, segnalarle tutte con elenchi puntati e descrizioni è una carta a vostro favore: IVA, ritenuta d’acconto e qualunque altra imposta devono risultare nero su bianco.

Nel caso in cui si voglia applicare uno sconto, va sottolineato ed enfatizzato nella maniera migliore possibile. Un’altra tecnica è quella del principio di scarsità, che si applica imponendo una scadenza allo sconto: una scadenza di tipo temporale (sconto valido fino al …) oppure basata sulla disponibilità (fino ad esaurimento scorte).

Non dimenticare mai di prevedere costi aggiuntivi al lavoro, soprattutto per quanto riguarda eventuali richieste in corso d’opera da parte del cliente: se le richieste subiscono variazioni è giusto cambiare i termini contrattuali e presentare un nuovo preventivo.

 

Modalità di pagamento e firma

Specificare in modo chiaro e corretto la modalità con cui si vuole venir pagati è molto importante per non trovarsi in difficoltà successivamente. È buona regola specificare poi eventuali agevolazioni o la possibilità di rateizzazione.

L’ultimo atto è la firma, elemento decisivo dell’intera trattativa: mai dimenticare di apporre uno spazio dedicato a quest’ultima e ad un timbro, nonché fare doppia copia del documento.

 

Anche l’occhio vuole la sua parte

Infine non bisogna mai sottovalutare i dettagli estetici di un preventivo: layout, font e personalizzazione possono dare una mano a fare la differenza in positivo nella vostra trattativa.


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